Belege korrekt und effizient ablegen

Das Aufbewahren von buchungsrelevanten Unterlagen ist eigentlich ganz einfach, wenn Sie einige Grundsätze beachten. Unsere Tipps dazu.

In der Buchführung spielt der Beleg eine entscheidende Rolle. Es handelt sich um eine Urkunde, die ein reales Ereignis «belegt». Es gibt viele Arten von Belegen. Häufige Formen sind Rechnungen, Quittungen, Bankauszüge, Kassenzettel oder Lohnabrechnungen. Die wichtigste Regel in der Buchhaltung lautet: Keine Buchung ohne Beleg! Doch wie soll man Belege aufbewahren? ­Gemäss Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) müssen Belege sorgfältig, systematisch und geordnet sowie vor schädlichen Einwirkungen geschützt aufbewahrt werden. Zudem muss jeder Beleg aufgrund eines Ordnungs­kriteriums der entsprechenden Buchung zugeordnet werden können.

Digitale Aufbewahrung

Wir werden regelmässig von Kunden angefragt, ob sie ihre Belege ausschliesslich in elektronischer Form aufbewahren können. Die Anforderungen an ein solches System sind hoch, da sichergestellt werden muss, dass die Belege dem Original entsprechen und nicht nach­träglich verändert werden können. ­Zumeist ist eine entsprechende Informatiklösung für unsere Kunden viel zu teuer. In aller Regel empfehlen wir deshalb weiterhin eine Belegablage in Papierform.

Aufbewahrungsdauer

Grundsätzlich müssen Buchhaltung, Buchungsbelege sowie etwaige Geschäfts- oder Revisionsberichte während ­10 Jahren aufbewahrt werden. Diese Zeitperiode beginnt mit dem Ablauf des Geschäfts­jahres.

Belegablage in Papierform

Wir empfehlen Ihnen, Ihre Beleg­ablage wie folgt zu organisieren:

- Für jedes Bankkonto einen ­separaten Ordner mit einem Monats­register bereitstellen.
Sollen mehrere Bankkonti in einem Ordner abgelegt werden, die Konti mit Einlageblättern klar voneinander trennen.

- Hinter jeden Monatsauszug der Bank jeweils alle entsprechenden Belege ablegen, sortiert nach Datum des Geldflusses.
Von einer anderen ­Sortierung, z.B. nach Alphabet, raten wir dringend ab.

- Beim Buchen des Monatsauszuges auf den Belegen und dem Bankaus­zug jeweils die vom Buch­hal­tungs­­programm zugeteilte Belegnummer vermerken.
So können Sie und Dritte die Belege rasch der entsprechenden Buchung zuordnen. Zudem finden Sie bei Bedarf die Belege schneller.

- Falls Sie das E-Banking-Modul im Agro-Office nutzen, jeweils den Vergütungsauftrag ausdrucken und ebenfalls im Ordner bei den Belegen ablegen.

- Vergütungsaufträge im E-Banking-Modul immer erst anlässlich des Kontoabgleichs verbuchen.
Nur so kann das Buchhaltungsprogramm die Belegnummern korrekt zuteilen.