Einstieg in die Buchhaltung

Bei einer Hofübernahme warten nicht nur landwirtschaftliche Aufgaben, sondern auch das Führen einer Buchhaltung. Mit den folgenden Grundsätzen gelingt der Start in die Welt der Geschäftszahlen.

Finden statt suchen: Wer in der Buchhaltung für Ordnung sorgt, spart Zeit und Nerven.

Passendes System wählen
Bestimmen Sie mit dem Treuhänder frühzeitig, wie die Buchhaltung geführt werden soll. Bei diesem Entscheid geht es um die Wahl eines geeigneten Buch­haltungssystems sowie um die Frage, ob zusätzlich eine Betriebsbuchhaltung nötig ist. Es sind verschiedene Buchhaltungsprogramme auf dem Markt mit jeweils unterschiedlichen Stärken und Schwächen. Die Wahl des Programms hängt von den Bedürfnissen des Betriebs ab. So gibt es Software, die mit folgenden Modulen ergänzt werden kann:
⁃ Kontenabgleich mit der Bank
⁃  E-Banking mit Kreditorenzahlung
⁃ Faktura zum Erstellen der Debitorenrechnungen
⁃ Lohnbuchhaltung für die Lohn­administration

Die Buchhaltungssoftware kann mit einem Cloud-Service verbunden werden. Das erleichtert die Arbeit: Der Treu­händer hat stets Zugriff auf Ihre Daten, Sie brauchen ihm die Daten also nicht zu übermitteln. Zudem müssen Sie sich keine Sorgen um die Datensicherung machen. Ein weiteres wichtiges Element der Buchhaltungsplanung ist die Trennung der geschäftlichen von den privaten Finanzen. Eröffnen Sie zu diesem Zweck ein separates Geschäftskonto.

Buchhaltung transparent führen
Für eine effiziente und nachvollziehbare Buchhaltung ist es wichtig, möglichst ­kurze und aussagekräftige Buchungstexte zu schreiben. Dies trägt zu einer trans­parenten Dokumentation der Geldflüsse bei.

Eine regelmässige Selbstkontrolle ist unerlässlich: Stimmen die Saldi der Finanzkonten, Hypotheken und Dar­lehen? Sind die Buchungstexte korrekt erfasst? Ist jeder Geschäftsvorfall verbucht worden? Falls Sie einen Geschäftsfall nicht eindeutig einem Konto zuweisen können, empfiehlt es sich, dies entweder schriftlich zu vermerken oder den Betrag provisorisch auf ein Zwischenkonto zu buchen, z.B. auf das Konto 1099 («Un­kla­re Buchungen»).

Ein anderes wichtiges Hilfsmittel sind Inventarlisten, etwa für den Tierbestand sowie für Lagerbestände wie Futter, Wein, Gebinde, Dünger und Pflanzenschutz­mittel.

Für Ordnung sorgen
Nummerieren Sie jede Bewegung auf den Kontoauszügen. Notieren Sie die ent­sprechende Nummer ebenfalls auf dem dazugehörenden Beleg. Auf diese Weise finden Sie jeden Beleg problemlos. Falls Sie Rechnungen mit Bargeld zahlen, ist es sinnvoll, ein Kassenjournal zu führen. Damit können Sie die Barzahlungen lückenlos erfassen. Und der aktuelle Wert des vorhandenen Bargelds ist nachweisbar.

Empfehlenswert ist auch: Entwickeln Sie eine Routine. Zahlen Sie zum Beispiel immer Ende Monat die Rechnungen und legen sie diese sauber strukturiert ab. Eine Routine erleichtert vieles. Besonders lässt sich damit vermeiden, dass Sie mit der Buchhaltung in Rückstand geraten.

Treuhänder dokumentieren
Folgende Unterlagen benötigt Ihr ­Treuhänder, um die erste Buchhaltung abschliessen zu können.
⁃ Abschlussdossier mit Angaben zu Betriebsdaten, Flächen und Kulturen sowie Inventar
⁃ Inventarkaufvertrag
⁃ Liegenschaftskaufvertrag
⁃ Saldo- und Zinsbescheinigungen von Bank und Post
⁃ Saldo- und Zinsbescheinigungen der Schulden

Besprechen Sie die Buchhaltung jeweils gemeinsam. Klären Sie bei dieser ­Gelegenheit Fragen zu Geschäftsfällen und analysieren Sie das Ergebnis. Auch die Steuerplanung wird im Gespräch mit dem Treuhänder ein wichtiges Thema sein.