QR-Rechnung – Harmonisierung im ­Zahlungsverkehr

Per 30. Juni 2020 hat die Schweiz die QR-Rechnung eingeführt. Das neue Format löst ­schrittweise die heutigen Einzahlungsscheine ab. Der Zahlungsverkehr gestaltet sich damit einfacher, schneller und effizienter.

Was unterscheidet QR-Rechnungen von bisherigen Rechnungen? Die QR-Rechnung sieht im oberen Teil aus wie eine herkömmliche Rechnung. Neu ist: Auf den unteren Teil druckt der Rechnungssteller einen Empfangsschein und einen Zahlteil mit QR-Code oder legt beides separat der Rechnung bei. Der Zahlteil enthält alle Zahlungsinformationen doppelt, sowohl als Text als auch in Form des QR-Codes. Der Empfangsschein – er ist zwingend auf der linken Seite zu platzieren – enthält die wichtigsten Informationen aus dem Zahlteil.

Vorteile der QR-Rechnung

Rechnungsempfänger können den QR-Code bequem einscannen. Es ist kein Abtippen der Konto- und der Referenznummer mehr nötig. Das beschleunigt das Bezahlen und reduziert Fehler. Der Prozess wird effizienter und mittelfristig kostengünstiger – auch für die Rechnungssteller. QR-Rechnungen können selber erstellt und auf weisses, perforiertes Papier gedruckt werden. Hervorzuheben ist auch das einheitliche Format. Es löst das bisherige, unübersichtliche System ab.

Drei Varianten

Den Zahlteil der QR-Rechnung gibt es in drei Varianten. Dies ­garantiert den individuellen und auf die Zielgruppe abgestimmten Einsatz. Rechnungssteller und Rechnungsempfänger können je nach Bedarf bestimmte Datenfelder nutzen, weglassen oder kombinieren.
•    Als Ersatz für die ehemaligen orangen Einzahlungsscheine (ESR-Referenz) gibt es die QR-Rechnung mit QR-Referenz.
•    Die ehemaligen roten Einzahlungsscheine werden durch eine QR-Rechnung mit Referenz und eine ohne Referenz ersetzt.
Empfangsschein und Zahlteil lassen sich in eine Papier-QR-Rechnung oder in eine digitale QR-Rechnung integrieren – oder als ­Papierbeilage zur Rechnung versenden.

QR-Rechnungen – ab wann?

Ab wann Sie Ihre Rechnungen als QR-Rechnung versenden möchten, entscheiden Sie selber. Bis auf weiteres können Sie noch die herkömmlichen Einzahlungsscheine verwenden, ebenso die neutralen Einzahlungsscheine. Die Umwelt dankt es Ihnen, wenn Sie diese Einzahlungsscheine nicht unnötig vernichten.
Wie lange die roten und orangen Einzahlungsscheine weiter genutzt werden können, steht noch nicht fest. Die beiden Software­anbieter Agro-Office und Pinus sind jedenfalls auf die Umstellung vorbereitet. Weitere Informationen dazu finden Sie auf den Websites der Anbieter. Gerne unterstützen wir Sie bei der Umstellung auf das neue Rechnungsformat.

QR-Rechnungen verarbeiten und bezahlen

Sowohl Agro-Office wie auch Pinus stellen jeweils eine Scanner-App zur Verfügung. Erhältlich sind die Apps als Gratis-Download im Appstore von Apple und im Google Playstore. Mit den beiden Apps können sowohl die bisherigen (orangen und roten) Einzahlungsscheine als auch die neuen QR-Rechnungen eingescannt werden.
Falls Sie keine App benutzen möchten, können Sie die Zahlungen auch manuell erfassen. Es ist somit kein externes Gerät mehr notwendig und es entstehen für Sie keine weiteren Kosten. Bezahlen können Sie die QR-Rechnung wie bis anhin am Schalter, als Zahlungsauftrag per Couvert oder via E-Finance.