Zeitmanagement: Klüger arbeiten, nicht härter

Schon wieder Abend. Der Tag war viel zu kurz. Wieder einmal konnte Bauer X nicht alles erledigen, was er vorhatte. Wie bekommt er die Zeit besser in den Griff?

Zeit ist ein knappes Gut. Der haushälterische Umgang mit Stunden und Tagen ist also ein Muss. Wer die Zeit optimal nutzt, ist im Vorteil. Hingegen schwächt ein mangelhaftes Zeitmanagement die eigene Position, wie die folgende Geschichte veranschaulicht:
Ein Mann geht im Wald spazieren. Nach einer Weile begegnet er einem Holzfäller, der sehr angestrengt versucht, einen Baumstamm zu zersägen. Der Holzfäller stöhnt und schwitzt und kommt kaum voran. Der Spaziergänger erkennt sofort die Ursache und sagt zum Holzfäller: «Sie erschweren sich die Arbeit unnötig. Ihre Säge ist stumpf – warum schärfen Sie sie nicht?» Antwort: «Ich habe dafür keine Zeit, ich muss sägen!» Die Essenz aus der Geschichte: Der Holz­fäller arbeitet hart, aber nicht effizient. Denn er setzt falsche Prioritäten. Das hat Folgen. Abends und sonntags ist er so müde, dass er sich kaum mehr mit an­de­ren Menschen abgeben mag. Er vereinsamt. Zudem schadet sein übermässiger Einsatz der Gesundheit: Eines Tages wird der Körper die nötige Ruhezeit einfordern, die ihm bisher nicht vergönnt war.

Alle Lebensbereiche betroffen
Würde der Holzfäller die Säge schärfen, käme er nicht nur mit der Arbeit schneller voran, sein ganzes Leben wäre angenehmer. Wer «die Säge schärft», also über ein kluges Zeitmanagement verfügt, erledigt Aufgaben müheloser. Das hat einen positiven Einfluss auf alle Lebensbereiche: auf die eigenen Bedürfnisse sowie auf die Bedürfnisse der Familie und des sozialen Umfelds.

Prioritäten setzen mit der ABC-Analyse
Unser Alltag ist zum Teil fremdbestimmt: Externe Einflüsse können den Tagesplan durcheinanderbringen. Dennoch haben wir es in der Hand, einen wesentlichen Teil des Alltags selber zu steuern. Ein hilfreiches Werkzeug ist die ABC-Analyse; sie stuft die Tätigkeiten nach ihrer Bedeutung in drei Klassen ein – hier am Beispiel eines Familienbetriebs mit dem Haupt­betriebszweig Milchproduktion und Aufzucht.A-Aufgaben
Diese Tätigkeiten bringen langfristig den grössten Nutzen, sie sind für das Erreichen der Ziele am wichtigsten. Diese Tätigkeiten lassen sich kaum an andere delegieren und sollten mit der höchsten Priorität bearbeitet werden – am besten dann, wenn man am leistungsfähigsten ist.
Beispiel: Einen fundierten Entscheid darüber treffen, ob ein neuer Milchviehstall mit Melkroboter gebaut werden soll.B-Aufgaben
Es handelt sich um Tätigkeiten von ­mittlerer Bedeutung für das Erreichen der Ziele. Solche Aufgaben lassen sich häufig an gute Mitarbeitende delegieren, dürfen aber nicht vernachlässigt werden, da sie oft die Basis für A-Aufgaben darstellen. Häufig sind es Routineaufgaben, die sich wiederholen und durch geeignete orga­nisatorische und technische Systeme effizient und zeitsparend unterstützt werden können.
Beispiel: Die täglichen Stallarbeiten im Milchviehstall.C-Aufgaben
Diese Tätigkeiten haben nur eine sehr geringe Bedeutung für das Erreichen der langfristigen Ziele. Man kann diese Tätigkeiten entweder ersatzlos streichen oder delegieren. Nicht selten sind es aber genau diese Tätigkeiten, mit denen wir uns abrackern. Gleichzeitig verlieren wir die grossen, wichtigen Dinge aus den Augen.
Beispiel: Die Pflege des privaten Gemüsegartens, obwohl weder der Bauer noch die Bäuerin diese Arbeit gerne machen.

Tagesplanung: Raum schaffen für die grossen Arbeiten
Bei der Tagesplanung hilft es, sich die anstehenden Arbeiten als Steine, Kiesel und Sand vorzustellen, die man in einen Eimer abfüllen will. Steine, Kiesel und Sand symbolisieren die Grösse der Arbeiten. Der Eimer visualisiert die verfügbare Zeit. Wer am Morgen mit dem Abfüllen von Kiesel und Sand beginnt, wird nicht mehr genügend Platz für die Steine ­haben, also für jene Arbeiten, die viel Zeit in Anspruch nehmen. 
In einen Arbeitstag passen nur wenige grosse Steine. Diese Arbeiten müssen zuerst an die Hand genommen werden, da sie sonst im Eimer (im Tagesablauf) nicht mehr Platz haben. Beispiel: Ernte des Futtermaises. Dauer: mindestens 6 Stunden.Sobald die grossen Arbeiten erledigt sind, können auch mittlere Arbeiten ausgeführt werden. Beispiel: Traktor zum Land­maschinen­mechaniker bringen. Dauer: ca. 1 Stunde.Den Schluss machen kleinere Arbeiten. Beispiel: Telefonat an die Landi zwecks Dünger-Vorbestellung. Dauer: etwa 15 Minuten.

Das Eisenhower-Prinzip
Eine weitere Methode, um das Zeit­management zu verbessern, ist das Eisenhower-Prinzip, benannt nach einem früheren General undPräsidenten der USA. Die Aufgaben werden nach ­Wichtigkeit und Dringlichkeit geordnet und bearbeitet.

Unerledigte Aufgaben – die Energieräuber
Unabhängig von der Grösse der Aufgabe gilt: Alles Unerledigte, Unvollendete oder Ungelöste ist belastend und raubt uns Energie. Je länger wir eine Tätigkeit respektive die Lösung eines Problems aufschieben, desto länger bleibt das Problem in unserem Kopf – und es wird gefühlt immer grösser. Unser Tipp: Führen Sie eine «Nervliste»: Notieren Sie alle unfertigen Sachen, die Ihnen auf die Nerven gehen. Manchmal hilft schrittweises Erledigen, indem man das Unerledigte in kleine Teilaufgaben zerstückelt, die sich ohne viel Aufwand bewältigen lassen.

Grosse, mittlere und kleine Arbeiten: Steine, Kiesel, Sand

Prioritäten setzen nach dem Eisenhower-Prinzip